建立现场确认的习惯

2020年01月15日02972

潘文富
在人际沟通中,现场确认是一个基本动作,不但能确保沟通效率,也是提升自己个人形象的一个加分项目。
为什么要现场确认?因为这人际沟通的效率没有我们想象的那么高,现场确认,是提升沟通效率最简单的办法。
一、基本背景。
1.自己给别人传递信息时,或是接收别人给自己传递过来的信息时。
2.可能会存在内容遗漏、理解偏差、张冠李戴、遗忘等情况。
3.导致信息传递的效率降低,耽误事,或是造成误会。
4.甚至会让对方产生办事毛躁的负面印象。
二、为什么要确认。
1.人际之间的信息传递,不一定都是及时、准确、全面的。
2.在接受外部信息时,先是器官接收(耳朵听,眼睛看),然后再转送到大脑里(大脑接收)。但外部的声音或图像,在神经传送的过程中是存在折损的,器官接收到的信息不会百分之百都被传送到大脑里,再加上自己走神,打岔等干扰因素的影响,又要折损掉一些。
3.中国人说话特有的含蓄。诸如说一半留一半,指东说西,正话反说,话里有话等婉转表达方式,需要对方有着深厚的领悟能力才能完整理解。若是对方社会阅历不足,对其中深层次的含义也就无法准确理解。
4.再加上出于沟通双方各自的角度、文化水平、专业度、利害关系等客观影响,对信息的关心和理解程度各不一样,导致对一些自己认为不重要的信息,可能会选择性过滤。
5.即便对方说的话自己当时都记住了,但人的记性也没那么好,说金鱼只有七秒的记忆能力,人也好不到哪里去,刚听到的话,几秒钟之后就能忘了。
6.综合以上因素,不难看出,这信息传递的效率没有我们想象的那么高,即便是我们认为最靠谱的面对面语言交流,照样有30%左右的信息遗漏率。
三、确认方式。
原因分析说了这么多,说明进行现场确认还是有必要的。最简单的确认方式,就是在听到对方所说的话后,请对方再说一遍,或是自己再复述一遍,请对方再次确认一下,看是否有误。特别重要的信息,还要经过多人(重要岗位的双人制),多次的反复确认。同时,现场记录、签字、拍照、录音录像、证明人也属于确认的范畴。
在日常生活中,很多场合也会进行确认。例如饭店点菜,点完菜后,服务员会再次复述菜单,进行确认;在医院输液前,护士会反复确认患者的姓名、性别、年龄信息,防止搞错了。
四、确认跟进。
1.确认也许不只一次,也许得要第二次第三次的确认。理论上来说,确认次数越多,出错的概率就越小,这坐汽车坐火车有坐错了,但坐飞机几乎没有上错飞机的,办理登机牌确认一次,过安检确认一次,登机口确认一次,临上飞机了,还得再确认一次,这四次确认下来,错误的概率就很低了。
2.确认的方式也许是多种形式重叠的。除了现场确认,还有随后的微信确认、邮件确认、电话确认。
3.有些确认是需要连续跟进的。例如给对方发送了邮件,首先要告知对方,提醒查收邮件,确认收到邮件以后,还要再确认邮件及附件可否正常打开,以及确认对邮件的完整了解。
五、确认的价值。
1.体现出自己严谨认真的工作风格,加深别人对自己的正面印象。
2.防止出现信息传递中的遗漏偏差,从而影响工作进程,也是避免后期的修复补办而带来的额外成本。
3.最终,养成现场及时确认的习惯,给工作效率和个人形象带来双项加分。